Téma

Jak AIS nahradil roztříštěnou interní komunikaci, vyjasnil odpovědnosti a díky datům zrychlil řízení výroby i logistiky.

V roce 2021 se ukázalo, že ruční dohledávání informací a přeposílání e-mailů už nestačí. Rozšiřující se tým podpory výroby a logistiky narážel na limity stávajících postupů a s tím rostla zdržení, nepřesnosti i riziko opomenutí důležitých podnětů. Tato případová studie popisuje, jak jsme přešli na intranetový systém AIS a proč to přineslo rychlost, pořádek i větší klid do denního provozu.

Od impulsu k jasné vizi

Růst firmy a rozšiřování týmu podpory výroby i logistiky postupně ukázaly, že běžné nástroje na interní komunikaci už přestávají stačit. Objem požadavků rostl, informace se ztrácely a dohledávání podkladů zabíralo stále víc času. Zkrátka značné množství informačních toků, e-maily, porady, telefon, nebo třeba diskuse na chodbě. Informace se tak ztrácely v komunikačním šumu. ATREA proto v roce 2021 začala hledat způsob, jak procesy sjednotit a zefektivnit. Cílem nebylo přidat další software, ale vytvořit nástroj, který přinese pořádek i jednoduchost.

Ne krabice, ale spolu-vývoj

Na základě doporučení oslovila ATREA tým UX Fans z Liberce. Od prvního setkání bylo jasné, že půjde o společný vývoj – ne o implementaci hotového řešení. Klíčové bylo pochopit, jak firma skutečně funguje, jaké jsou potřeby jednotlivých oddělení a jak zajistit, aby systém lidem práci usnadnil. Po důkladné analýze procesů vznikla aplikace AIS (Atrea Information System), která se stala centrálním bodem firemní komunikace.

Jedno místo pro data, úkoly i přehled

Nový systém dnes propojuje všechna oddělení a umožňuje jasné přiřazování odpovědností i termínů. Každý požadavek má svého vlastníka, historii a stav řešení. Informace se tak neztrácí a všechny týmy pracují se stejnými daty. Díky chytrému upozorňování a jasným přehledům dokáže vedení sledovat kapacity i vytíženost oddělení v reálném čase.

Méně operativy, více klidu

Zavedení AIS přineslo nejen úsporu času, ale i lepší atmosféru ve firmě. Operativní chaos ustoupil jasně nastaveným pravidlům, komunikace je transparentní a lidé se mohou soustředit na svou práci. Data z aplikace navíc pomáhají vedení při rozhodování a zlepšování procesů.

Co plánujeme dál

AIS budeme rozvíjet jako centrální nástroj pro firemní procesy. V přípravě jsou nové moduly – například pro správu kusovníků, centrální dokumentaci či znalostní báze aplikace pro další oblasti spolupráce napříč firmou. Paralelně poběží optimalizace a digitalizace interních procesů. Nejde jen o funkce. Cílem je, aby systém postupně pokrýval veškeré interní procesy a stal se přirozenou součástí řízení celé firmy.

Doporučení pro firmy, které zvažují vlastní systém

Ve chvíli, kdy pociťujete, že například krabicová řešení nejsou dostatečně uspokojující a vznikají problémy, které váš interní systém nedokáže vyřešit, porozhlédněte se po partnerech, kteří vyřeší to, co je pro vás tzv. Achillova pata. Rozvíjejte svoje nápady. Principem dobrého systému je idea, kterou vám zkušený partner v digitálních technologiích zanalyzuje, pomůže vyvinout a společně s vámi nastaví a vymyslí funkční systém tak, aby to dávalo smysl a systém firmě dobře sloužil. „Vývoj vlastního systému je maraton, ne sprint. Důležité je mít jasnou vizi, trpělivost a partnera, který umí naslouchat. Když se to podaří, přinese to do firmy nejen efektivitu, ale i nový způsob spolupráce,“ uzavírá Marcel Jenček, vedoucí technologického oddělení ATREA s.r.o.

O naší spolupráci

Přední výrobce vzduchotechniky ATREA s.r.o. se na nás obrátil s potřebou implementace nástroje pro sdílení dokumentace a správu procesů s nimi spojenými. Tímto se odstartovala opravdu intenzivní vzájemná spolupráce.

Produktový specialista se věnoval detailní analýze procesů a potřebám firmy, na jejichž základě vznikl individuální návrh webové aplikace. Nejedná se o předpřipravené řešení – vše je navrženo specificky pro ATREU tak, aby odpovídalo jejich pracovním postupům, internímu nastavení a splňovalo i podmínky pro budoucí progres a obchodní plány firmy.

V rámci hloubkové analýzy jsme mapovali stávající procesy a definovali jsme oblasti, kde digitalizace přinese pozitivní efekt. Tento náš přístup položil základ pro vytvoření AIS.

Systém postavený na individuálních potřebách zajistí maximální efektivitu a současně má dlouhodobé využití pro řízení firmy. AIS umožňuje správu požadavků mezi jednotlivci a odděleními. Veškerá komunikace, včetně příloh a dokumentací, se tak netříští, nedochází ke ztrátě informací a odehrává se na jednom místě. Aplikace je napojena na několik systémů třetích stran, včetně docházkového a personálního. Samozřejmostí jsou pak role uživatelů a jejich administrace. Součástí vývoje byla také validace řešení v podobě rozsáhlého uživatelského testování.

Aplikace nabírá obrysy informačního systému, který obsluhuje procesy a komunikaci napříč všemi odděleními společnosti.